La planificación
Es el proceso de elegir medios para alcanzar metas, ayuda a la toma de decisiones tomando en cuenta los factores internos y externos para minimizar incertidumbres y saber quien, cuando, donde y con que se realiza.
Evolución histórica del proceso de planificación
Para Giordani
(1982), la planificación aparece con el nacimiento de la sociedad Soviética a
partir de 1918, con el fin de satisfacer las necesidades sociales y económicas
de los habitantes de ese país y se basaba en la Ley de Justas
Proporciones, como condición necesaria para darle orden y hacer funcionar la
sociedad. Sin embargo para el desarrollo capitalista y en contraste con el
caso Soviético se manifiesta en la participación del Estado, precisamente en la
crisis de los años treinta, cuando es implementado el término para controlar el
gasto público de la producción militar y en la legislación financiero monetaria.
También aseguran algunos
autores que en el periodo de posguerra, aproximadamente en el año 1948, se
empezaron a utilizar los conceptos de planificación, en los Programas de
Recuperación Europea o Plan Marshall, se comienzan a elaborar planes integrales
asociados siempre a la idea de desarrollo. En Latinoamérica y el Caribe, es
fundada la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL), que nace
por la existente preocupación del atraso económico y buscaba desde su origen,
crear teorías que permitieran explicar la realidad y ayudar a superarla.
Producto de las exigencias
del entorno el proceso de planificación también evoluciona y autores como Igor
Ansoff (1980), gran teórico de la estrategia identifica la aparición de la
Planificación con la década de 1960 y la asocia a los cambios en los
impulsos y capacidades estratégicas. Otros autores dicen que la Planificación como sistema de gerencia emerge formalmente en los años setenta,
Taylor manifestaba que el papel esencial del "management" exigía la
planificación de las tareas que los empleados realizarían, el gerente pensada el
qué, cómo y cuándo ejecutar las tareas y el trabajador simplemente cumplía.Esto
originó un cambio estructural hacia la multidivisional.
La
Planificación la cual constituye un sistema gerencial que desplaza
el énfasis en el "qué lograr" (objetivos) al "qué hacer" (estrategias). Con la
Planificación se busca concentrarse en sólo, aquellos objetivos
factibles de lograr y en qué negocio o área competir, en correspondencia con las
oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. Hace falta impulsar el
desarrollo cultural, esto significa que todas las personas relacionadas con la
organización se desarrollen en su saber, en sus expectativas, en sus
necesidades, y en sus formas de relacionarse y de enfrentar al mundo presente y
futuro, esencialmente dinámico. En la década de los sesenta, el término
planeación a largo plazo se usó para describir el sistema. El proceso de
Planificación Estratégica se comenzó a experimentar a mediados de los años
setenta pero en nuestro país comienza algo más tarde.
Naturaleza de la planificación
Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
La planeación tiene más relación con el control,
porque la acción planificada no puede ser eficiente, si el control no
mantiene a los subordinados en la dirección adecuada, mediante la
corrección de las desviaciones de los planes.
La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo.
Una vez definida la planeación, se requiere determinar el
"qué" de las actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo
anterior seguirá "cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va
hacer" y por último "cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo,
surge una clasificación: Si es a corto o a largo plazo.
Ventajas de la planificación
- Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos.
- El trabajo no productivo se minimiza.
- Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una posible participación en ellos.
- Lo anterior permite evitar la entropía, es decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.
- Proporciona una base para el control. La planificación y el control son inseparables, ya que son como los gemelos de la administración.
- Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de control.
- Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensión mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las cuales están apoyadas sus acciones administrativas.
- Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente, por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.
Desventajas de la planificación
1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la
incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo
que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el
administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de
tolerancia.
2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas
hombre.
3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la
actuación de los administradores y del personal de la organización general.
4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.
incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo
que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el
administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de
tolerancia.
2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas
hombre.
3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la
actuación de los administradores y del personal de la organización general.
4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.
El tiempo y la planeación
El tiempo en la planificación se divide en corto, mediano y largo plazo.
Alcances de la planificación
• Ser capaz de alcanzar los objetivos deseados,
• realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de la organización;
• debe ser factible, apropiada y oportuna
• ser capaz de proporcionar a la organización una guía y directrices de acción;
• ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
• ser única y sostenible en el tiempo.
• Debe ser integral y capaz de unir los planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuesto a corto plazo y planes operativos
• realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de la organización;
• debe ser factible, apropiada y oportuna
• ser capaz de proporcionar a la organización una guía y directrices de acción;
• ser dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.
• ser única y sostenible en el tiempo.
• Debe ser integral y capaz de unir los planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuesto a corto plazo y planes operativos
Principios de la planificación
Principio de la universalidad:
La planeación debe comprender suficiente
cantidad de factores como tiempo, personal,
materia, presupuesto etc. de tal manera que al
desarrollar el plan sea suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar
fundamentados lógicamente, deben contener
unos objetivos que puedan lograrse y también
los recursos necesarios para lograrlos guía a la acción.
El principio de la precisión.
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas y genéricas, planes precisos
El principio de la flexibilidad.
“todo plan debe dejar margen para los cambios
que surjan en éste, ya en razón de la parte
imprevisible, ya de las circunstancias que hayan
variado después de la previsión.
El principio de la unidad.
“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda
decirse que existe uno sólo para cada función; y todos
los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda
decirse que existe un solo plan general
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante
elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que
sean imposibles de lograrse. La planeación debe
adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que
actúan en el medio ambiente
El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en
el futuro, necesario para prevenir, mediante una
serie de acciones, el cumplimiento de los
compromisos involucrados en una decisión.
Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los
administradores sean lo suficientemente
habilitados para detectar los factores que
puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de
los objetivos perseguidos por la empresa.
Principio de inherencia.
La programación es necesaria en
cualquier organización humana y es
propia de la administración
Clases de planificación
Planificación estratégica: Es aquella que de delimita por u largo plazo.
Planificación táctica: Es aquella que se delimita por un mediano plazo.
Planificación operacional: Es la que se limita a un corto plazo.
Planificación táctica: Es aquella que se delimita por un mediano plazo.
Planificación operacional: Es la que se limita a un corto plazo.
Elementos de la planificación
- Objetivo:Determinar el objetivo deseado (Que es lo que queremos).
- Cursos alternos de acción: Determinar diferentes caminos, formas de acción o estrategias para lograr objetivos.
- Elección: La Planificación implica determinación, análisis y la selección de la decisión más acertada.
- Futuro: Prever situación futura, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Fases de la planificación
- Identificación del problema.
- Desarrollo de alternativas.
- Elección de la alternativa las conveniente.
- Ejecución del plan.
Características de la planificación
Las características más importantes de la planificación son:
* La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
* La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
* La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
* La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
* La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
* La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
Importancia de la planificación
Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo
social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los
cambios que pueda deparar el futuro, estableciendo las medidas
necesarias para afrontarlas, por otra parte el reconocer hacia donde se
dirige la acción permite encaminar y aprovechar los esfuerzos.
Lógica general de la planificación
- Equilibrar la racionalidad conceptual y la racionalidad práctica.
- Articular de manera eficaz el análisis, la formulación y la implementación de la estrategia.
- Dotar de mayor flexibilidad interna (menos burocracia) al sistema de planificación
- Dar una mayor valorización al rol estratégico respecto al budgeting y al control
- El proceso debe implementar instrumentos y técnicas "easy to see and to use".
- El proceso debe integrar flujos "bottom down" y "top down" donde incluir cada nivel del management y consentir un continuo flujo a dos vias en toda la línea jerárquica de la organización.
- Los objetivos del sistema de planificación deben estar conectados con el sistema de incentivos, sobretodo en la gestión pública.
Vinculación de la planificación con las organizaciones
Esta se vincula con las organizaciones ya que todas deben tener este método para alcanzar las metas que se planteen.Políticas
Las políticas de planificación tienen que ver con la determinación del rumbo a seguir.
Tanto sea a nivel personal como a nivel empresarial, es fundamental tener claro que es lo que quieres para pasar a pensar en como lo puedes lograr.Planes
Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.Programas
Son un plan de actividades necesarias, orden de realización, quien debe realizarlas y el tiempo necesario para concluirlas.
Proyectos
Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y
un lapso de tiempo previamente definido.
Actividades
Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas
de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución
de ciertos procesos o tareas, y que queda a cargo de una entidad
administrativa de nivel intermedio o bajo.