viernes, 12 de julio de 2013

Estructura organizacional


Estructura organizacional

 Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.   


Una estructura organizacional, en su diseño debe tener en cuenta ciertos aspectos para concretar su estructura en elementos claves como los de a continuación.
  • Jerarquización de Puestos: A través de la cadena de mando en las distintas unidades de la estructura, asignando responsabilidad y autoridad en el desarrollo de actividades, como por ejemplo: El Gerente

  • División del Trabajo: A través de la agrupación de puestos, por divisiones operativas necesarias en una organización, ejemplo: Departamento de comercialización.

  • Definición de Puestos: A través de la descripción adecuada de los puestos, tomando en cuenta actividades específicas en cada una de las áreas o secciones de la organización, ejemplo: Sección de ventas.

  • Asignación de Tareas: A través de la separación de funciones, de las actividades y tareas dentro de la organización +, de acuerdo con el proceso administrativo establecido, por ejemplo: Autorización, registro, custodia del encargado de facturación en ventas. 

 

Diseño organizacional


El diseño organizacional es conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas.
De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtención de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos más o menos estables de la organización.
En la estructura, las partes están integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los demás elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organización toda.
A través del diseño de la estructura de la organización se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización.
La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización. 


Bases para organizar


1.- BASE Organizacional (Definir las funciones -puestos- claves)
Hacer un análisis para determinar cuáles funciones son críticas e indispensables para operar la empresa o el departamento. Definir cuál es la estructura que sustenta la empresa y sin la cual no puedo operar.

2.- RECURSOS Operacionales (Determinar con qué cuenta la empresa)

Para ser efectivos tenemos que determinar con qué recursos cuenta la empresa y la capacidad de los mismos. Detrás de cada paso, función o actividad hay un RH (persona) que va a determinar que la estructura definida sea funcional o no (Cultura de Costos). No menos de un 45% de los costos operacionales tiene su origen en el área de RH.

3.- CAPACIDAD Tangible (Estrategia basada en la capacidad real de la empresa)

Crear un plan de trabajo y proyecciones de la empresa en función de la capacidad real de la misma, en todos sus renglones; incluyendo la capacidad de sus equipos. Las operaciones deben maximizarse en función de números que reflejen la realidad de la empresa no en valores teóricos. En la mayoría de los casos las empresas están operando en un 25-30 % por debajo de su potencial de eficiencia operativa real.

4.- OPTIMIZACIÓN Funcional (Logística de uso de la materia prima)
Una de las áreas de mayor oportunidad en la reducción de los costos operacionales está relacionada al manejo y uso de la materia prima. Más de un 30 % de los costos de producción están asociados a los materiales y su manejo en cada una de las etapas del proceso productivo (compra de materia prima, materiales en proceso, producto terminado e inventario).

5.- INTEGRACIÓN y Simplificación (Adecuar la empresa a los tiempos)

Hacer un estudio de los procesos y procedimientos enfocándonos en la integración y simplificación de las actividades productivas. Se trabaja con la adecuación tecnológica de los procesos y con los cambios culturales dentro de la organización. En ésta etapa se busca la innovación y actualización de la empresa dentro del concepto de la mejora continua.


Etapas de organización del trabajo 

 

Para dividir el trabajo se tienen las siguientes etapas:

     División del Trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
     Jerarquización: es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen, implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con con precisión. 

     Departamentalización: es la división de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

     Coordinación: es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de la un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.  



División de trabajo

Es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad humana desde la prehistoria, se intensificó con la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial.
 Estas son características de la división del trabajo:
  • Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitaría para las distintas funciones.
  • Ahorro de tiempo: el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta.
  • Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error disminuye.
  • Simplicidad de las funciones a realizar, personal con menos experiencia puede incorporarse al mercado laboral.
  • Invención de nuevas máquinas.  
 
 

Jerarquización  

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad. 


Departamentalizacion 

La departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se procede a la departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente. 


Coordinación 

La coordinación es una de las etapas que debe cumplir una empresa para poder desarrollar cualquier tipo de trabajo, y esta es la que va armonizar la información

La coordinación es un complemento, incluso un contrapeso, para la división del trabajo y la especialización laboral. La especialización suele separa a las personas en las organizaciones, porque los trabajos son, por definición, un grupo de actividades particulares e identificables. La coordinación entraña volver a reunir a la gente con el propósito de asegurar que las relaciones de trabajo entre personas que desempeñan labores diferentes, pero relacionadas, pueden contribuir a las metas organizacionales. Irónicamente, cuanto más requiere una organización que exista una coordinación eficiente, tanto más difícil le resulta conseguirla. Esto suele ocurrir cuando las tareas son muy especializadas. 



Tipología de la organización

Organización Lineal o Militar.

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Organización Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. 

Organización Líneo - Funcional 

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.
 

Organización staff

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
 

Organización por Comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
 

Organización Matricial

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
 

 

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